Escritura colaborativa con Google Docs miércoles, 29 de diciembre de 2010

En los centros de enseñanza, los equipos docentes trabajan, de forma continua, en la elaboración de documentos generales; tales como los proyectos curriculares o el plan educativo, por poner sólo un par de ejemplos de los más representativos. El procedimiento habitual comienza por la recopilación de las distintas aportaciones, seguida de una edición de todo el conjunto, a fin de estructurar y maquetar dicho documento bajo unos criterios homogéneos, que dará lugar, finalmente, a un producto colaborativo coherente en cuanto a contenido y forma.

Este trabajo colectivo se basa en la “coordinación”. Algo que, en muchas ocasiones, es difícil llevar a cabo en los centros por problemas de horario. Aunque se dediquen horas de exclusiva periódicas a las reuniones de ciclo, aún sigue faltando tiempo para lograr una buena coordinación. Pero la cosa se complica aún más en el caso de los grupos de trabajo, proyectos de aprendizaje o, simplemente, en el contacto internivelar de los ciclos; en muchísimos casos reducido a encuentros por los pasillos y a conversaciones fugaces.

Muchos grupos docentes, comprometidos con su labor, llegan incluso a coordinarse en horas no laborales, quedando físicamente, bien en el propio centro, o en otros lugares, con todos los problemas que ello implica de movilidad y tiempo.

Afortunadamente, Internet y determinadas herramientas online, están abriendo un canal de coordinación nuevo, funcional y muy eficaz para el trabajo colaborativo entre docentes. La escritura, edición y revisión de un documento por un grupo de personas, ya sea en tiempo real o de manera asíncrona, encuentra en Google Docs uno de sus mejores aliados.

Coordinación instantánea desde cualquier lugar.

Imaginemos, por ejemplo, que cuatro maestros que trabajan en un mismo centro, pero viven en localidades distintas, quieren iniciar con sus alumnos un proyecto de aprendizaje cooperativo. El proceso pasa por sesiones preliminares de brainstorming e intercambio de ideas, establecimiento de bases, diseño de actividades, secuenciación, etc. Si cada componente tiene cuenta en Google pueden llevar a cabo todas estas acciones, y más, de forma virtual y sin moverse de sus casas, gracias a una herramienta gratuita llamada Google Docs.

Básicamente, Google Docs & Spreadsheets es un procesador de textos online, con las funcionalidades básicas de un software de ofimática. Pero, además, permite hacer también hojas de cálculo, presentaciones y dibujos, por lo que se convierte, realmente, en un todo en uno. Los documentos creados, o subidos a Google Docs, quedan guardados en el espacio web, por lo que los tendremos siempre a nuestra disposición, bien localizados y accesibles desde cualquier lugar.

Hay que decir que Google Docs no es el único servicio existente en Internet que permite escribir colaborativamente. A continuación muestro un listado de otros servicios.

La ventaja que le veo a Google Docs es su integración con el resto de servicios de Google, su versatilidad y, evidentemente, el ser gratuito. Sus principales características, en cuanto a escritura colaborativa, son:

  • Ser una herramienta online.
  • Permitir la coedición tanto en tiempo real como de forma asíncrona.
  • Contar con chat para coordinar mejor la escritura colaborativa entre los participantes.
  • Tener historial de ediciones, por si se quiere volver a un estado anterior del documento.
  • Posibilidad de trabajar de forma privada (o restringida) y pública.
  • Añadir comentarios
  • Corrector ortográfico.
  • Exportación a archivos con extensiones: doc, xls, pdf, html, txt, rtf, odt y sxw.
  • Suscripción vía RSS para seguir las modificaciones de un documento.

Nota: por el momento, no permite recibir actualizaciones de un documento mediante suscripción vía email.

Es importante recalcar que todos los participantes en un documento colaborativo de Google Docs deben tener cuenta en Google.

El siguiente vídeo muestra cómo crear un documento, hacerlo colaborativo e invitar a otras personas a participar en su realización; aunque este ejemplo pertenece al mundo empresarial, el proceso puede aplicarse igualmente al trabajo colaborativo en Educación.



Algunos consejos de organización y funcionamiento.

Cuando varias personas trabajen sobre un documento a través de Google Docs es conveniente que alguien ejerza de coordinador y, entre otras cosas, controle la edición, para evitar, por ejemplo, que algún miembro borre contenidos que otros puedan encontrar relevantes. Aunque la función historial es útil en caso de equívocos, no es conveniente estar recurriendo a ella de forma continua, pues la restauración del documento en un punto determinado elimina todas las modificaciones, válidas o no, realizadas a partir de ese momento.

Usar el chat a medida que se está trabajando en un documento ayuda a establecer un cierto orden en las acciones. Si no hay un mínimo de organización en la edición colectiva pueden generarse confusiones, por ejemplo, al escribir más de una persona al mismo tiempo en un mismo lugar del escrito.

Clarifica mucho el trabajo colaborativo el que cada miembro escriba en un color diferente. Así se ve perfectamente la procedencia de cada aportación y facilita enormemente la coordinación.

Cuando un documento se da por terminado, o bien el colectivo de participantes decide sacar un previo bien formateado, probablemente sea más operativo para el coordinador bajar el documento al ordenador y formatearlo offline en Word o Writer, por ejemplo. Luego volvería a subirlo a Google Docs, ya modificado, para que el resto de los colaboradores pudieran volver a tener acceso a éste.

Google Docs + Google Sites.

Cuando el proyecto a realizar es largo o va a contar con varias partes en su estructura, probablemente es más efectivo trabajar en varios documentos y luego reunirlos, estructurados, en algún lugar parecido a una wiki, donde podamos darle forma al trabajo en su conjunto. Para ello, tenemos otro servicio de Google que integra perfectamente con Google Docs. Se trata de Google Site. Google Sites es un espacio web donde poder mostrar texto, presentaciones, vídeos, imágenes, archivos adjuntos y gadgets de Google en general.

A la inversa, Google Site también nos puede servir como lugar donde colgar información que sirva de punto de partida para la creación de documentos colaborativos. Son, en definitiva, dos herramientas complementarias muy recomendables a la hora de trabajar en grupo sobre un proyecto.

Escribir colaborativamente un documento, sobretodo en tiempo real, es toda una experiencia. Esta actividad virtual compromete, además, mucho más al colectivo, al existir un feedback inmediato; por lo que mejora, en mucho, la dinámica de grupo. Lo ideal es conseguir una justa combinación entre la virtualidad y la reunión de trabajo presencial; con preferencia, claro está, de ésta última.

Imagen "Article Collaboration and Improvement Drive" (David Vignoni), extraída de Wikimedia Commons.

1 comentarios:

seleccionesmusicales2 dijo...

Las posibilidades son muchas: yo uso un documento en blanco en el aula 1x1 como pizarra, de manera que cada alumnno puede "escribir" en pantalla sin moverse de su sitio y pueden hacerlo todos a la vez.